نظام إدارة المكتبات

يساعد نظام المكتبة في برنامج Pioneers E-School على أتمتة عمليات المكتبة داخل المؤسسات التعليمية وتنظيمها في الحفاظ على تفاصيل الكتاب الموجودة في المكتبة؛ مع نظام إدارة المكتبة يمكن للموظفين تتبع حالة الكتب، والبحث السريع عن الكتب، وإنشاء تقارير ثاقبة لتحديد الثغرات والاحتياجات المستقبلية؛ تعمل هذه الوحدة الإلكترونية على تحسين هيكل المكتبة وتعزيز كفاءة أمين المكتبة.

مهمة إدارة مكتبة ليست سهلة يعتني أمناء المكتبات بآلاف الكتب ويديرون الكتالوج، كما أنها تضمن تلبية احتياجات جميع القراء في الوقت المحدد، إنهم يعملون مع مختلف أصحاب المصلحة - الطلاب والأكاديميين وموظفي المكتبة الآخرين لضمان حصول الجميع على ما يحتاجون إليه لإدارة المكتبة بسلاسة، يحتاج إداريين المكتبة أيضًا إلى مهارات محددة على سبيل المثال يجب أن يعرفوا فن الإدارة والعمل في فريق مع وجود مسؤوليات مختلفة في متناول اليد تصبح مهمة إدارة مكتبة أكثر صعوبة. ومع ذلك يمكن تقليل عبء العمل باستخدام نظام فعال لإدارة المكتبات بمساعدة برنامج إدارة المكتبات، يمكن لأمناء المكتبات تحسين كفاءتهم وتلبية احتياجات أصحاب المصلحة المختلفين بدون متاعب.

 

مسؤوليات مدير المكتبة

• طلب الكتب والمجلات والمواد التعليمية الأخرى
• تسجيل موارد المكتبة وتتبعها
• إرشاد المعلمين حول الكتب التي يمكنهم استخدامها في دوراتهم
• ضمان وصول كل متعلم أو قارئ إلى الموارد المطلوبة في الوقت المحدد
• العمل على طلبات الطلاب والموظفين ومستخدمي المكتبة الآخرين
• إدارة موارد المكتبة
• إعداد ميزانية المكتبة وإدارتها
• تعزيز موارد المكتبة

قد تكون إدارة كل هذه المهام بمفردها متعبة وقد تجعل المهمة رتيبة. لذلك يُقترح على أمناء المكتبات استخدام الأتمتة لجعل العمليات أكثر كفاءة باستخدام نظام إدارة المكتبات، يمكن لمديري المكتبات تسهيل المهمة عليهم ولمحبي الكتب من حولهم.

يعني تطبيق نظام إدارة المكتبات رقمنة العمل لجميع أصحاب المصلحة. فيما يلي بعض الميزات التي يجب أن يتمتع بها نظام إدارة المكتبات الفعال.

 

ميزات نظام إدارة المكتبات

الميزات الرئيسية التي يمكن لأي مؤسسة تعليمية البحث عنها قبل الاستثمار في نظام إدارة المكتبات هي:

 

1. إدارة الكتب والأقسام

يوفر نظام إدارة المكتبات الفعال معلومات عن قائمة الكتب المتوفرة في المكتبة؛ يمكن لأصحاب المصلحة البحث عن كتبهم المفضلة؛ يبسط النظام عائد الدفاتر وتسهيلات استيراد الكتب، بمساعدة هذا النظام يمكن لأمناء المكتبات إدارة أكوام الكتب والأوراق البحثية والمجلات ببضع نقرات.

 

2. إدارة طلبات الكتاب

تقليديا يتعين على أمناء المكتبات المرور عبر أكوام ضخمة من الكتب للعثور على كتاب معين. يبحثون يدويًا عن الكتب المتاحة ثم يخصصونها للمستخدمين. ومع ذلك مع نظام إدارة المكتبات الآلي يمكنهم بسهولة إدارة طلب الكتاب دون مواجهة حواجز على الطريق؛ علاوة على ذلك يجب أن يوفر النظام أيضًا معلومات حول توفر الكتاب، يجب إعلام المستخدمين إذا كان الكتاب متاحًا حاليًا أو تم إصداره لشخص آخر.

 

3. إدارة المكتبات المتعددة

يجب أن يدير النظام جميع المكتبات في المدرسة بكفاءة. يوجد في العديد من المدارس التعليمية مكتبات متعددة لتسهيل بيئة تعليمية أفضل؛ ومع ذلك فإن إدارة أكوام الكتب هذه وتتبع مشكلات الكتب والطلبات تصبح مزعجة في مثل هذه الحالات، لذلك فإن وجود نظام إدارة مكتبة على الجانب يمكن أن يجعل المهمة سهلة يزود الإدارة ببيانات الملخصات الكاملة لجميع المكتبات. 

 

4. بحث سهل عن الكتب

تقليديا يحتاج الطلاب والمستخدمون الآخرون الذين يبحثون عن كتاب إلى التجول من زاوية إلى أخرى في المكتبة يستهلك وقتهم وجهدهم ثم يقفون عند طاولة المكتبة لإصدار كتابهم؛ يمكن تجاهل كل هذه المتاعب من خلال اعتماد نظام إدارة المكتبات. يتيح البرنامج لمستخدميه البحث عن أي كتاب في متناول أيديهم. يمكن للمستخدمين إدخال البيانات على النظام لمعرفة ما إذا كان الكتاب متاحًا.

 

5. كتالوج

بمساعدة الكتالوج يمكن للإدارة الحصول على معلومات دقيقة عن حالة كل كتاب؛ يمكنهم فهم ما إذا كانت الكتب متوفرة أو مستعارة أو محجوزة أو مفقودة؛ علاوة على ذلك يمكن للإدارة الاحتفاظ بعدد الكتب عن طريق التحقق من حالة الحجز.

 

6. إرجاع سهل للكتاب

معظمنا مشغول جدًا بحيث لا يتذكر التاريخ المحدد لإعادة الكتب إلى المكتبة. ومع ذلك، يذكرنا برنامج إدارة المكتبة بتاريخ الاستحقاق. يمكن للمسؤولين وإدارة المدرسة إرسال إشعارات عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة قبل تاريخ الاستحقاق للمستخدمين.

 

7. دخول سهل

يجب أن يكون برنامج إدارة المكتبات في متناول الجميع من أي مكان؛ يجب أن يضمن أن المستخدمين يمكنهم استخدام النظام من خلال أجهزتهم المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم؛ إن تحسين إمكانية الوصول إلى البرنامج سيسهل عمل مديري المكتبات وأصحاب المصلحة الآخرين.

يعد نظام إدارة المكتبات المحمّل بالميزات المذكورة أعلاه أمرًا ضروريًا لكل مؤسسة تعليمية. يدير متطلبات الكتاب بشكل فعال ويوفر أفضل تجربة مستخدم لجميع أصحاب المصلحة.

 

مميزات نظام إدارة المكتبات في برنامج تخطيط موارد المؤسسات المدرسية Pioneers E-School

المكتبة المدرسية من اهم اجزاء المدرسة التي تكون ذو فائدة كبيرة للطلبة والمعلمين ويهتموا بها اهتمام كبير لما تعود عليهم بالفائدة؛ لذلك توجد موديول كامل للمكتبة في منظومة Pioneers E-school والتي تحتوي علي:

 

1. قائمة أقسام الكتب

التي تمكن المستخدم من تحديد:

• اسم المكتبة
• الفرع المتواجد فيه
• القسم

ومن ثم تحديد الي اي شعبه تنتمي والي اي موضوع فرعي

كما يمكنك البرنامج من حذف او تعديل اي من هذه المعلومات

 

2. قائمة إضافة مكتبة

التي تمكن المستخدم من إضافة مكتبة اخري الي المدرسة؛ بمعني إذا كانت هناك اكثر من مكتبه في اكثر من مبني في المدرسة يمكنك إضافتها وتسميتها وإدارتها بكل سهولة.

 

3. قائمة إعدادات المكتبة

والتي تشمل على:

 سلسة الكتب تمكن المستخدم من إضافة جميع سلاسل الكتب الموجودة بالمدرسة

الفئة المستهدفة تمكن المستخدم من إضافة الفئة التي تكون لها سلاسل الكتب هذه مثل (الطلاب - التلاميذ - اولياء الامور – المدرسين).

 

4. قائمة إضافة كتاب يدويا

يمكن المستخدم من إدخال جميع الكتب علي نظام Pioneers E-school  من خلال ملف خاص بالبرنامج قابل ان يقرأه البرنامج الذي يقوم المستخدم بإدخال جميع بيانات الكتب فيه و من ثم رفعه مره اخري.

 

5. قائمة تقارير المكتبة

تمكن المستخدم من استخراج تقارير مفصله عن المكتبة من خلال ادخال:

• تحديد فرع المدرسة
• اختيار المكتبة
• اختيار التقرير من عده تقارير متوفرة على البرنامج مثل (كتب مستعارة لم ترجع بعد - عرض تفاصيل الكتب - الكتب المستهلة خلال فتره - عرض تقرير عن الكتب المفقودة - عرض تاريخ الاستعارة لكل طالب - عرض تاريخ الاستعارة لكل الطلاب - الطلاب المسترجعين قبل الميعاد المحدد)

 

6. قائمة استعارة كتاب

والتي يستطيع المستخدم من خلالها إنشاء إستعارة كتاب لطالب معين من خلال إدخال بيانات الطالب ومن ثم إدخال بيانات الكتاب المراد إستعارته وتحديد موعد الاستعارة وموعد التسليم.

 

7. قائمة إضافة كتاب

يستطيع المستخدم من خلال هذه القائمة إدخال كتاب الي المكتبة من خلال إدخال بيانات الكتاب من:

• اسم الكتاب
• اسم المؤلف
• القسم
• باركود الكتاب
• تصنيفه
• ال ISBN
• مواصفات الكتاب من نوع الورق - عدد الصفحات - نوع الغلاف - شكل الغلاف وغيرها
• بيانات اخري منها ترجمه للكتاب او إذا كان يوجد ترجمة صوتية للكتاب - نبذه عن الكتاب - نبذه عن المؤلف - تقييم الكتاب وغيرها.

 

8. قائمة إعادة كتاب

وهي القائمة التي تمكن المستخدم من إسترداد الكتاب من خلال إدخال (الفرع - اسم الطالب - تاريخ الإسترجاع - نوع بحث عن الكتاب - الرقم العام والخاص)

ومن ثم يقوم البرنامج بعملية الإسترجاع كما إنه يقوم بتوضيح إذا كانت عمليه الإسترجاع هذه تمت متأخرة يقوم بالتعليم على اسم الطالب بلون مختلف.

 

9. قائمة إهلاك كتاب

تمكن المستخدم من عمل إهلاك لاي نسخه من كتاب معين بالمكتبة من خلال إدخال بيانات الكتاب وفرع المدرسة

 

10. بحث في المكتبة

تمكن المستخدم من عمل بحث عن كتاب معين في المكتبة من خلال اختيار:

• الفرع
• المكتبة 
• الكتب
• نوع البحث

 

11. جرد المكتبة بالباركود

يمكنك جرد المكتبات بالباركود وبهذا يتم تسجيلها بشكل تلقائي على البرنامج بالكميات المطلوبة.

وغيرها الكثير من المميزات، يمكن لمديري المدارس وغيرهم من صانعي القرار للحصول على تجربة فريدة لإدارة المكتبات المدرسية، يجب عليهم اختيار أفضل نظام لضمان أقصى قدر من الفوائد لجميع أصحاب المصلحة، يعد نظام إدارة المكتبات أمرًا ضروريًا للمؤسسات التعليمية من جميع الأحجام لأنه يسهل المهمة على مديري المكتبات.

إقرأ أيضا عن:
نظام إدارة الحافلات المدرسية

 

Pioneers E-School هي منظومة متكاملة رائدة في توفير البنية التحتية التعليمية في البلاد. مع نظام إدارة التعلم المتقدم لدينا، يمكنك تحسين تجربة التدريس والتعلم، عروضنا مثل تخطيط موارد المؤسسات التعليمية، ونظام إدارة القبول، ونظام إدارة الرسوم، وغيرها تعمل على رقمنة المؤسسات التعليمية بشكل ملائم.

 

لمزيد من التفاصيل عن نظام Pioneers E-school  يرجى التواصل معنا وطلب عرض تجريبي مجانا.

 

01021990217 تواصل على الواتساب

مقالات ذات صلة